各單位（部門）、全體師生員工、廣大校友：

實物檔案是學校在開展各項工作中形成的以實物為載體的具有保存價值的歷史記錄。為了進一步豐富學校檔案資源，更好地保存和記錄全體師生員工在教學、管理、科研等方面的工作歷程和成果，發揮檔案存史、資政、育人作用，現將學校實物檔案征集有關事項通知如下：

一、征集對象：

校內各單位（部門）、全體師生員工、廣大校友

二、征集范圍：

學校在開展教學、管理、科研、社會交往等公務活動中形成、獲得的具有長遠保存利用價值的各種形式的實物，主要包括以下幾類：

1.學校在各類公務活動中獲得的獎杯、獎狀、獎牌、獎章、錦旗、榮譽證書等。

2.國內外知名人士、黨政領導贈與或授予學校的題詞、字畫、簽名等。

3.公務活動中獲贈的紀念品，主要指各有關部門或個人贈送給學校的牌匾、印章、禮品等。

4.反映學校設計、制作、研發成果的各類獲獎實物作品。

5.其他具有保存價值的實物。

三、征集要求：

1.檔案收集。各單位（部門）應加強對放在處室中的實物檔案的發現和收集工作，確保有保存價值的實物獲得妥善保管。

2.檔案整理。請各單位（部門）對實物檔案進行整理、分類、編制目錄，填寫《實物檔案清單》（見附件）并附上文字說明和圖片，注明其形成的時間、地點、制發單位或贈送人等，實物檔案與相應的文字結合，更能提高其本身的作用和價值。獎品檔案應說明獲獎單位、獲獎時間、獲獎名稱及頒獎單位。公務禮品應說明物品名稱、接受時間、地點、事由、贈送人。

3.檔案移交。請于2023年12月30日前將實物檔案及《實物檔案移交清單》移交至檔案館（關山校區6405室或魯巷校區6205室），辦理移交手續，交接雙方簽字。此后新增實物檔案隨當年其他檔案一并歸檔。

由于特殊原因，應存檔的實物確需在有關單位（部門）暫時保留的，須向檔案館提交《實物檔案移交清單》，注明檔案實體暫時由本單位（部門）自行保管，明確具體保管責任人。實物粘貼學校實物檔案統一標識。

4.檔案借用。凡屬檔案館統一保存的實物檔案，單位（部門）如有需要可辦理借用手續。

5.檔案捐贈。鼓勵廣大師生員工、校友向學校捐贈屬于個人的能夠反映學校發展或有紀念意義的史料、實物。

聯系人：何娜

聯系電話：027-87440659

附件：實物檔案移交清單

                                              黨辦校辦    

                                     2023年12月4日